Interim Guidelines on the Conduct of Videoconference Hearing within the Philippine Consulate General’s Premises

The Consulate General informs the public that pursuant to Part IV of the Supreme Court Administrative Circular No. 20-12-01-SC, persons ordered by a Philippine Trial Court to appear before videoconference hearings (VCH) may attend the said VCH within its premises at:

Esentepe Mahallesi, Büyükdere Caddesi No. 171,

13/F Metrocity Office Building A Blok,

Şişli, İstanbul

Republic of Türkiye

In view of this, the public is further advised of the following procedures for securing an appointment for videoconferencing hearing (VCH)

Responsibilities of the Requesting Party 

Section 3. Application procedure

A. Prior to the submission of the motion for videoconferencing hearing or VCH, for brevity, to the relevant court, the counsel of the requesting party shall transmit through the official email of the concerned FSP (in this case, This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.), copy furnished the DFA-Office of Treaties and Legal Affairs (OTLA) (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.), with the subject heading “Request for Videoconference Hearing” advance copies of the following:

1. Letter of request for the conduct of the videoconferencing hearing addressed to and indicating the following:

Ms. SHIRLENE C. MANANQUIL

Consul General

Consulate General of the Republic of the Philippines

Esentepe Mahallesi, Büyükdere Caddesi No. 171,

13/F Metrocity Office Building A Blok,

Şişli, İstanbul

Republic of Türkiye

Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

TELEPHONE / FAX

Tel No: +90 212 339 0630

Fax No: +90 212 339 0659

a. The nature of the case;

b. The proposed date and time and alternative dates and times of the videoconference hearing, which should at least be two (2) months in advance from the date of the request. The time should be as much as possible during Post’s office hours, i.e., 9am to 5pm Türkiye time or 1400h-2200h Philippine time;

c. The name, nationality and contact details of the party who agreed to attend and participate in the VCH as well as the requesting counsel, and the details of the court where the case is pending;

d. An undertaking to do the following:

i. Pay the prescribed fees to the concerned FSP (see attached table of fees );

ii. Comply with the health and security measures being implemented by the FSP and host country;

iii. Ensure that all other parties are notified and aware of the arrangements, such as schedule of hearing, time zone differences, and such other relevant matters; and

iv. Provide all the necessary equipment and if necessary, interpreters, for VCH.

Should the requesting party and PCG Istanbul agree on the schedule of the videoconferencing hearing, the former shall coordinate with the trial court and test in advance the system (equipment) to be used and address any technical problems that may arise during the conduct of the VCH.

Responsibilities of the PCG Istanbul

Kindly also be clarified that the PCG Istanbul will undertake the following:

1. Upon receipt of the letter of request from the Legal counsel and within ten (10) working days, the PCG Istanbul shall comment on the acceptability of the proposed schedule, i.e., date and time, of the videoconferencing hearing, and indicate the name of the consular officer who will assist in the hearing, copy furnished the court and DFA-OTLA. Such information will be conveyed by the PCG Istanbul directly to the requesting party through email.

2. The requesting party may only proceed with filing the necessary Motion in Court to issue the Order for the VCH after the proposed date and time of the videoconferencing have been secured from the PCG Istanbul. A copy of the Order from the concerned court directing the requesting party to comply with the undertaking specified in Sec 3 A 1(c), shall be submitted as soon as available through email to this address: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., copy furnished This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Duty of the Consular Officer

Section 2 of the Interim guidelines provides that the role of the designated consular officer of PCG Istanbul’s is limited only to ensuring that the witness is: 

(1) alone in VCH location of the FSP premises, 

(2) the windows and doors are closed in the VCH location, and 

(3) there are no unauthorized means of communication available to the witness.

If requested by the Presiding Judge, the duty of the Consular Officer attending to the hearing shall be limited only to verifying the identity of the persons appearing before the videoconference hearing through their valid identification document. The Consular Officer may not perform any other act unless with prior written consent of the Department of Foreign Affairs.

Swearing in of witnesses, marking of evidence, and taking of stenographic notes and minutes of the hearing shall be done by the designated personnel of the concerned trial court.

Duty of the Person/s Appearing before the Video Conferencing Hearing within PCG Istanbul’s premises

The person/s appearing before the videoconference shall:

1. Arrive at the PCG Istanbul at least one (1) hour before the scheduled time of the hearing;
2. Dress appropriately;
3. Conduct himself/herself in an appropriate manner;
4. Abide by the prevailing health and security protocols of the Consulate General and the host country; and
5. Present a valid passport for the purpose of identification.

The Consulate General reserves the right to exercise full jurisdiction over the person/s appearing before the videoconference hearing in order to maintain peace and order inside its premises. Due to limited space and the prevailing health and security protocols, public access to VCH inside the PCG Istanbul premises shall be limited only to the person/s appearing before the VCH.

For other queries on this matter, the Philippine Consulate General in Istanbul may be reached via email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. and telephone number: telephone no: +90 212 339 0630 or fax no: +90 212 339 0659

Annex A: Applicable fees for video-conference hearings at Foreign Service Posts (FSPs) per D.O. 2021-018 dated 26 Nov 2021

Filipinler Başkonsolosluğu Binasında Video Konferans Duruşmalarının Yürütülmesi Doğrultusunda Geçici Talimatlar

Başkonsolosluğumuz, Yüksek Mahkeme İdari Genelgesi No. 20-12-01-SC'nin IV. Kısmı uyarınca, Filipinler İlk Derece Mahkemesi tarafından video konferans duruşmalarına (Video Conference Hearings, VCH) katılması emredilen kişilerin VCH'ye aşağıda açık adresi belirtilen binasında katılabileceklerini bildirir: 

Esentepe Mahallesi, Büyükdere Caddesi No. 171, 

13/F Metrocity Office Building A Blok,

Şişli, İstanbul

Türkiye Cumhuriyeti

Bu doğrultuda video konferans duruşması (VCH) için randevu almak için aşağıda belirtilen prosedürlere uyulması rica olunur.

Talepte Bulunan Tarafın Sorumlulukları

Bölüm 3. Başvuru prosedürü

A. Video konferans duruşması talebinin ilgili mahkemeye sunulmasından önce aşağıda belirtilen bilgiler, konu başlığı "Video Konferans Duruşması için Talep" ("Request for Videoconference Hearing”) olacak şekilde talepte bulunan tarafın müşaviri tarafından ilgili makamın resmi e-posta adresine (bu durumda This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. adresine) aşağıdaki şekilde gönderilmelidir ve Filipinler Dışişleri Departmanı Antlaşmalar ve Hukuki İşler Ofisine (OTLA, This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.) iletilmelidir:

1. Video konferans duruşmasının yürütülmesine ilişkin aşağıdaki adrese hitap eden ve aşağıdaki bilgileri içeren talep yazısı:

SHIRLENE C. MANANQUIL

Başkonsolos

Filipinler Cumhuriyeti Başkonsolosluğu

Esentepe Mahallesi, Büyükdere Caddesi No. 171,

13/F Metrocity Ofis Binası A Blok,

Şişli, İstanbul

Türkiye Cumhuriyeti

E-Posta Adresi: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

TELEFON / FAKS

Tel No: +90 212 339 0630

Faks No: +90 212 339 0659



a. Davanın niteliği;

b. Talebin gönderildiği tarihten en az iki (2) ay sonra gerçekleşmesi gereken duruşma için gün ve saat önerisi, ayrıyeten alternatif duruşma günü ve saat önerisi. Saat aralığı mümkün olduğu kadar geniş olmalıdır (Türkiye saatine göre 09:00-17:00 arası veya Filipinler saatine göre 14:00-22:00 arası);

c. VCH'de bulunmayı ve VCH'ye katılmayı kabul eden taraf ile talepte bulunan avukatın adı, uyruğu ve iletişim bilgileri ve davanın devam ettiği mahkemenin bilgileri;

d. Aşağıdakilerin yapılacağına dair taahhüt:

       i. İlgili makama işlem ücretinin ödenecektir (ücretler tablosu ektedir);

       ii. İlgili makam ve bulunduğu ülkenin sağlık ve güvenlik önlemlerine uyulacaktır;

       iii. Duruşma programı, saat dilimi farkı gibi duruşmayla ilgili diğer hususlar hakkında bütün taraflara bilgi verilmesi ve bütün tarafların haberdar olması için gereken iletişimin sağlanacaktır; ve

       iv. VCH için gerekli tüm ekipmanlar ve gerekirse sözlü tercümanlar sağlanacaktır.

Talepte bulunan taraf ve Filipinler İstanbul Başkonsolosluğu'nun video konferans duruşmasının programı üzerinde anlaşması halinde, Filipinler İstanbul Başkonsolosluğu ilk derece mahkemesi ile birlikte çalışarak kullanılacak sistemi (ekipmanı) önceden test edecek ve VCH sırasında ortaya çıkabilecek teknik sorunlara müdahale edecektir.

Filipinler İstanbul Başkonsolosluğunun Sorumlulukları

Filipinler İstanbul Başkonsolosluğunun aşağıdaki sorumlulukları yerine getirecektir: 

1. Hukuk müşaviri tarafından gönderilen talep yazısının alınmasından sonra Filipinler İstanbul Başkonsolosluğu, on (10) iş günü içinde video konferans duruşması için önerilen programın (tarih ve saat vb.) kabul edilebilirliği hakkında yorumda bulunacak, duruşma sürecinde destek verecek olan konsolosluk görevlisinin adını belirtecek, bu bilgileri mahkemeye ve Dışişleri Departmanı Anlaşmalar ve Hukuki İşler Ofisi’ne iletecektir. Bunun gibi bilgiler İstanbul Filipinler Başkonsolosluğu tarafından doğrudan talepte bulunan tarafa e-posta yoluyla iletilecektir.
2. Talepte bulunan taraf, VCH Emrinin verilmesi için gereken önergeyi davaya sadece İstanbul Filipinler Konsolosluğundan önerilen tarih ve saat temin edilmesi halinde verebilir.  
3. Talepte bulunan tarafı Bölüm 3 A 1(c)'de belirtilen taahhüde uymaya yönlendiren ilgili mahkemeden gelen emrin bir kopyası, e-posta yoluyla en kısa zamanda This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. adresine gönderilecek ve This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. adresine iletilecektir.        

Konsolosluk Memurunun Görevi

Geçici yönergelerin 2. Bölümü doğrultusunda Filipinler İstanbul Başkonsolosluğu tarafından atanan konsolosluk görevlisinin sorumlulukları sadece:

(1) tanığın Yabancı Misyon binasında VCH için ayrılan alanda tek başına olmasını sağlamak,

(2) VCH konumunda pencereler ve kapıların kapalı olmasını sağlamak ve

(3) tanığın kullanma yetkisi olmayan iletişim araçlarına ulaşma imkanının olmamasını sağlamaktır.

Mahkemenin başındaki yargıç tarafından talep edilmesi halinde, duruşmaya katılan Konsolosluk Memurunun görevi  yalnızca video konferans duruşmasına katılan kişilerin geçerli kimlik belgeleri üzerinden kimlik doğrulaması yapmakla sınırlandırılabilir. Konsolosluk Görevlisi, Filipinler Dışişleri Departmanı'nın önceden yazılı izni olmadan başka herhangi bir işlemde bulunamaz.

Tanıkların yemin etme işlemi, delillerin işaretlenmesi, stenografik notların ve duruşma tutanaklarının tutulması, ilgili mahkemenin görevlendirdiği personel tarafından yapılır.

Filipinler İstanbul Başkonsolosluğu Binasında Video Konferans Duruşmasında Bulunacak Kişi veya Kişilerin Sorumlulukları

Video konferans duruşmasında bulunacak olan kişilerin:

1. Filipinler İstanbul Başkonsolosluğuna duruşma saatinden en geç bir (1) saat önce varması;
2. Uygun giyinmesi;
3. Uygun şekilde davranması;
4. Başkonsolosluğun ve bulunduğu ülkenin geçerli sağlık ve güvenlik protokollerine uyması; ve
5. Kimlik teyidi amacıyla geçerli bir pasaport ibraz etmesi gerekmektedir.

Başkonsolosluk, binasında düzeni sağlamak için video konferans duruşmasında bulunan kişi/kişiler üzerinde yargı yetkisini kullanma hakkını saklı tutar. Sınırlı alan ve geçerli sağlık ve güvenlik protokolleri nedeniyle, Filipinler İstanbul Başkonsolosluğu binası içinde VCH'ye halkın erişimi yalnızca VCH'nin huzuruna çıkan kişi/kişilerle sınırlı olacaktır.

Bu konuyla ilgili diğer sorularınız için Filipinler İstanbul Başkonsolosluğuna aşağıda belirtilen kanallar üzerinden ulaşabilirsiniz;

e-posta adresi: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. 

Telefon Numarası: +90 212 339 0630 veya Faks Numarası: +90 212 339 0659

Ek Belge A: Yabancı Misyonlarda video konferans duruşmaları için 26 Kasım 2021 tarihli Departman Emri (D.O.) 2021-018 uyarınca geçerli ücretler